Du startede ikke din virksomhed for at bruge aftenerne på bilag, afstemninger og fakturaer.
Alligevel er det måske dér, du sidder, når kunderne er gået hjem, telefonen er stille, og dagens egentlige arbejde er afsluttet. Computeren er stadig åben, indbakken er fuld, og kvitteringerne ligger flere forskellige steder.
Måske kan du godt klare bogføringen selv. Spørgsmålet er, om det stadig er den bedste brug af din tid.
Du behøver ikke slippe kontrollen
At outsource bogføringen betyder ikke, at du overlader virksomhedens økonomi til andre og mister overblikket.
Tværtimod kan digital bogføring og en fast arbejdsgang gøre det lettere at følge med. Du ved, hvad der er bogført, hvilke fakturaer der mangler betaling, og hvilke frister der nærmer sig.
Du bestemmer samtidig selv, hvor meget hjælp du har brug for. Nogle virksomheder outsourcer hele bogføringen, mens andre kun får hjælp til bestemte opgaver som fakturering, løn, afstemninger eller klargøring til regnskabet.
Det afgørende er derfor ikke, om du teknisk set kan klare bogføringen selv. Det afgørende er, om det fortsat giver mening, at det er dig, der gør det.
Her er fem tegn på, at det kan være tid til at outsource opgaven.
1. Bogføringen bliver altid skubbet til senere
Du ved godt, at bilagene skal registreres, kontoen skal afstemmes, og fakturaerne skal sendes. Men der er altid noget, der føles mere presserende.
En kunde ringer. Et tilbud skal færdiggøres. En medarbejder har et spørgsmål. En levering er forsinket.
Bogføringen bliver derfor opgaven, du tager, når alt andet er ordnet. Problemet er bare, at alt andet aldrig bliver helt færdigt.
Når administrationen konsekvent ender om aftenen, i weekenden eller lige før en frist, er det ofte et tegn på, at opgaven ikke længere passer naturligt ind i din arbejdsdag.
2. Du leder efter bilag, hver gang regnskabet skal opdateres
En kvittering ligger i bilen. En leverandørfaktura er gemt i en mailtråd. Et andet bilag er fotograferet, men aldrig sendt videre.
Du ved, at udgiften findes, men du kan ikke lige huske, hvor dokumentationen ligger.
Det gør ikke kun bogføringen langsommere. Det betyder også, at du bruger tid på at lede efter oplysninger, som allerede burde være samlet ét sted.
Når arbejdet med regnskabet begynder med en jagt gennem indbakker, mapper og lommer, er det måske ikke flere systemer, du mangler. Det kan være en fast person, der sørger for, at materialet bliver håndteret løbende.
3. Du har travlt, men mangler overblik over økonomien
Ordrebogen ser fornuftig ud. Der er aktivitet i virksomheden, og kalenderen er fyldt.
Alligevel er du usikker på, hvor meget du reelt tjener.
Du ved måske ikke præcist, hvilke opgaver der er mest rentable, hvor meget kunderne skylder, eller hvor stor en del af pengene på kontoen der snart skal bruges på moms, løn og leverandører.
Det kan være svært at træffe gode beslutninger, når tallene hele tiden er et par uger eller måneder bagud.
Et opdateret bogholderi handler derfor ikke kun om at få registreret fortiden. Det giver dig også et bedre grundlag for at beslutte, hvad virksomheden skal gøre næste gang.
4. Fakturaerne bliver sendt senere, end du havde planlagt
Opgaven er afsluttet. Kunden er tilfreds. Men fakturaen er endnu ikke sendt.
Måske mangler du lige at samle timerne. Måske skal du finde en følgeseddel. Måske tænker du, at du sender alle fakturaerne fredag.
Så bliver fredag til mandag, og mandag bliver til næste uge.
Jo senere fakturaen bliver sendt, desto senere kan du forvente at få pengene. Det kan give et unødigt pres på likviditeten, selvom virksomheden egentlig har nok arbejde.
Hvis faktureringen afhænger af, hvornår du får et hul i kalenderen, kan det være et tegn på, at opgaven bør ligge hos en anden.
5. Du bruger tid på bogføring, men føler dig stadig usikker
Du har måske selv stået for regnskabet i flere år. Alligevel kan der stadig opstå tvivl.
Er udgiften bogført korrekt? Er momsen håndteret rigtigt? Mangler der en afstemning? Er alt klar til næste frist?
Usikkerheden kan betyde, at selv en forholdsvis lille opgave tager lang tid. Du dobbelttjekker, søger efter svar og vender tilbage til det samme bilag flere gange.
Det er ikke nødvendigvis, fordi bogføringen er uoverskuelig. Det er bare ikke dit primære fagområde.
Den tid, du bruger på at kontrollere arbejdet og bekymre dig om, hvorvidt det er korrekt, kunne måske bruges bedre på kunder, medarbejdere og udviklingen af virksomheden.
Få hjælp til bogføringen i Holstebro
TalRo hjælper små og mellemstore virksomheder med at skabe mere struktur og overblik i den daglige økonomi. Virksomheden tilbyder blandt andet hjælp til bogføring, fakturering, lønadministration, regnskab og økonomisk rådgivning.
Har du brug for en bogholder i Holstebro, kan TalRo tilpasse hjælpen efter din virksomhed. Du kan få hjælp til enkelte administrative opgaver eller vælge en mere samlet løsning, hvor bogføringen bliver håndteret løbende.
På den måde kan du bruge mindre tid på bilag og frister og mere tid på at drive og udvikle din virksomhed.
